• Blog
  • >
  • Blogeintrag

von Dimitrij Volik

E-Mail-Archivierung - Muss das sein?

Muss das sein? Die Antwort gibt das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO): Ja!

Das HGB §257 und die AO §147 regeln klar, dass eine Reihe geschäftlicher Dokumente bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden muss. Zu diesen Doku­menten zählen Jahresabschlüsse, Bilanzen, Kassenbücher, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und vieles mehr. Gern wird hierbei ignoriert, dass E-Mails eben als solche aufzubewahrenden Geschäftsbriefe gelten. Hierbei sind eingehende sowie ausgehende E-Mails relevant. Es ist daher juristisch eindeutig - ein Unternehmer ist verpflichtet seine E-Mails zu archivieren.

Es sind viele Anforderungen einzuhalten, damit eine E-Mail-Archivierung als rechtskonform gilt. Allem voran muss das Archiv manipulations­sicher sein. Ebenso ist Datensicherheit ein wichtiger Punkt. E-Mails dürfen nicht verloren gehen und sind vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Vieles weitere regeln die GoBD vormals GDPdU. Die hier gestellten Forderungen machen klar, dass ein Unternehmer seine E-Mails nicht dadurch archiviert, das relevante E-Mails im Posteingang einfach nicht gelöscht werden. Ebenso ist die Archivieren-Funktion in E-Mail Clients wie Microsoft Outlook keine rechts­sichere Archivierung!

Nur eine zertifizierte und korrekt eingerichtete Archivierungslösung kann diese unternehmerische Pflicht erfüllen. Das so entstehende Archiv bringt zwei zu­sätzliche positive Effekte mit sich. Zum Ersten dient die Archivierung gleich­zeitig als Backup-System Ihres kompletten E-Mail-Verkehrs. Zum Zweiten haben fälschungssicher archivierte E-Mails bei juristischen Auseinander­setz­ungen die Chance als Augenscheinsbeweis zugelassen zu werden.

Die rechtskonforme Archivierung bringt jedoch auch Probleme mit sich. Beispielsweise ist es leicht, mit dem Telekommunikationsgesetz (TKG) oder dem Bundesdaten­schutzgesetz (BDSG) in Konflikt zu geraten. Schnell ist eine E-Mail mit privatem Inhalt archiviert und kann durch z.B. Steuerprüfer geöffnet werden. Eine Beratung durch geschulten Fachhandel ist hier unerlässlich. (tr)

Einen Kommentar schreiben