Das HGB §257 und die AO §147 regeln klar, dass eine Reihe geschäftlicher Dokumente bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden muss. Zu diesen Dokumenten zählen Jahresabschlüsse, Bilanzen, Kassenbücher, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und vieles mehr. Gern wird hierbei ignoriert, dass E-Mails eben als solche aufzubewahrenden Geschäftsbriefe gelten. Hierbei sind eingehende sowie ausgehende E-Mails relevant. Es ist daher juristisch eindeutig - ein Unternehmer ist verpflichtet seine E-Mails zu archivieren.
Es sind viele Anforderungen einzuhalten, damit eine E-Mail-Archivierung als rechtskonform gilt. Allem voran muss das Archiv manipulationssicher sein. Ebenso ist Datensicherheit ein wichtiger Punkt. E-Mails dürfen nicht verloren gehen und sind vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Vieles weitere regeln die GoBD vormals GDPdU. Die hier gestellten Forderungen machen klar, dass ein Unternehmer seine E-Mails nicht dadurch archiviert, das relevante E-Mails im Posteingang einfach nicht gelöscht werden. Ebenso ist die Archivieren-Funktion in E-Mail Clients wie Microsoft Outlook keine rechtssichere Archivierung!
Nur eine zertifizierte und korrekt eingerichtete Archivierungslösung kann diese unternehmerische Pflicht erfüllen. Das so entstehende Archiv bringt zwei zusätzliche positive Effekte mit sich. Zum Ersten dient die Archivierung gleichzeitig als Backup-System Ihres kompletten E-Mail-Verkehrs. Zum Zweiten haben fälschungssicher archivierte E-Mails bei juristischen Auseinandersetzungen die Chance als Augenscheinsbeweis zugelassen zu werden.
Die rechtskonforme Archivierung bringt jedoch auch Probleme mit sich. Beispielsweise ist es leicht, mit dem Telekommunikationsgesetz (TKG) oder dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Konflikt zu geraten. Schnell ist eine E-Mail mit privatem Inhalt archiviert und kann durch z.B. Steuerprüfer geöffnet werden. Eine Beratung durch geschulten Fachhandel ist hier unerlässlich. (tr)
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